جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

توضیحات

جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

در این مقاله به زبان ساده برای علاقه مندان توضیح خواهیم داد که برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

همانگونه که ملاحظه می شود عبارت فوق از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول: برنامه ریزی پروژه و بخش دوم: کنترل پروژه

برنامه ریزی ( Planning ) :

همه ما با این واژه آشنا هستیم. میدانیم پیش نیاز موفقیت در انجام یک کار،

یک پروژه یا یک آزمون، برنامه ریزی دقیق برای آن است.

مثلاً برای موفقیت تیم های ورزشی در مسابقات المپیک یا جام جهانی، موفقیت در آزمون ورودی دانشگاه،

موفقیت در ساخت و فروش محصول جدید و یا اتمام یک پروژه در زمان و با بودجه و کیفیت تعیین شده و ….

لازمه آن برنامه ریزی دقیق و اصولی است. در راهنمای مدیریت پروژه PMBOK ،

تعداد فرآیندهای برنامه ریزی شامل 24 فرآیند است که از مجموع 49 فرآیند ذکر شده که

تقریباً نیمی از مجموع فرآیندهای مدیریت پروژه است به گروه فرآیندی برنامه ریزی اختصاص دارد.

تعریف برنامه ریزی :

برنامه ریزی فرآیند هدف گذاری و ارایه روشها یا تعیین مسیرهایی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است.

برنامه ریزی عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین

و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد.

دلایل و اهداف برنامه ریزی :

• مدیران به چند دلیل باید به برنامه ریزی بپردازند:
• برای افزایش راندمان، کارایی، اثربخشی و بهره وری در سازمان
• استفاده حداکثری از امکانات و فرصتهای آینده و
• برای شناسایی و رفع تهدیدات محیطی
• تعیین مسیر
• کاهش اثر تغییرات
• به حداقل رساندن ضایعات و اضافات

انتقادات وارد بر برنامه ریزی :

پروفسور دمینگ که پدر کیفیت در دنیای امروز شناخته شده است، با برنامه ریزی رسمی میانه خوبی ندارد.

مهمترین دلیل آن محدود ساختن ابداعات، خلاقیتها و ابتکارات می داند.

به عبارتی دمینگ این نگرانی را دارد که رسیدن به برنامه به هرقیمتی ممکن است باعث زیر پا نهادن اصل کار و

محصول با کیفیت شده و مانع خلاقیت کارکنان گردد و انعطاف ناپذیری به وجود آورد.

نگرانی دیگر هم احتمال فراتر از وقعیات و حقایق بودن برنامه ریزی است.

برای رفع این دغدغه لازم است کار برنامه ریزی توسط افراد با تجربه و خبره با در نظر گرفتن جمیع شرایط و با انعطاف بالا انجام شود.

انواع برنامه ریزی از لحاظ مدت زمان :

از لحاظ مدت زمان برنامه ریزی به سه دسته تقسیم می شوند:

برنامه ریزی بلندمدت، برنامه ریزی میان مدت، برنامه ریزی کوتاه مدت

برنامه ریزی بلندمدت معمولاً برنامه‌های فراتر از ۵ سال را شامل می‌شود، در حالیکه برنامه ریزی کوتاه مدت عموماً کمتر از ۵ سال می‌باشد.

تفاوت برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت، طول مدت تعهدات آتی و درجه متغیر بودن چهره سازمان را نشان می‌دهد.

انواع برنامه ریزی از لحاظ وسعت :

• برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی): این برنامه جزییات دستیابی به اهداف کلی را بیان می‌کنند.
• برنامه ریزی استراتژیک : برنامه هایی هستند که برای کل سازمان طراحی می شوند،

اهداف کلی را ترسیم می‌کنند و به دنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می‌باشند.

انواع برنامه ریزی از لحاظ عمق :

• برنامه ریزی کلان: این برنامه سیاست‌های کلی را مشخص و تمرکز ایجاد می‌کنند.
• برنامه ریزی واسط: همانگونه که از اسمش پیداست، حد واسط برنامه‌ریزی کلان و تفصیلی است.
• برنامه ریزی تفصیلی: در این برنامه اهداف به وضوح تعریف شده‌اند و هیچگونه ابهام و مشکلی برای درک صحیح آنها وجود ندارد.

برنامه ریزی پروژه ( جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه )

پس از تعریف مشخصات پروژه، باید مشخص شود که اهداف و خواسته ها چگونه تحقق می یابند

که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد:

• توصیف و دستورالعمل انجام کار ( تهیه شرح کار، تهیه ساختار شکست کار )
• زمانبندی ( رسم شبکه، تخمین زمان، زمانبندی )
• تخصیص منابع
• بودجه

پارامترهای برنامه ریزی پروژه

اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است. و به دو دسته تقسیم می شوند:

• پارامترهای پروژه : اطلاعاتی که برای کل پروژه و بدون توجه به هر فعالیت باید تعیین شوند.

شامل: تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع

• پارامترهای فعالیت ها : پس از به دست آمدن لیست فعالیت ها و به منظور برنامه ریزی انجام آنها،

برای هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود: مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت،

رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی

کنترل پروژه :

میگن اعتماد خوبه ولی کنترل بهتره! در واقع نمی‌توان انتظار داشت در مرحله اجرا همانگونه که برنامه‌ریزی نمودیم،

کارها پیش برود. هر روز می‌بایست پروژه را نظارت و کنترل نمود که آیا پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می‌رود

یا اینکه از برنامه انحراف دارد. دلایل انحراف کدام است و چگونه می توان این انحراف را جبران نمود؟

کنترل پروژه بیشتر در سه حوزه زمان، هزینه، محدوده انجام میشود:

کنترل زمان :

مهمترین ابزار این حوزه برنامه زمانبندی پروژه است. بعد از بهنگام نمودن برنامه زمانبندی

که معمولاْ در نرم افزارهای MSP یا P6 تهیه می شود، می‌توان میزان تاخیرات و یا انحرافات

نسبت به برنامه مبنا ( Baseline ) را استخراج نمود و سپس فعالیت به فعالیت دلایل آنرا ثبت و بررسی نمود.

در این حالت با تغییر مسیر بحرانی پروژه ( Critical Path ) نسبت به راهکارهای جبران تاخیرات

یا تهیه برنامه جبرانی اقدام نمود.

کنترل هزینه :

معمولاً برای مدیران پروژه حساسیت نسبت به عملکرد پول و هزینه‌کرد و درآمد بیشتر از زمان و تاخیرات است.

در ابتدای پروژه بودجه‌بندی پروژه تهیه می‌شود و نمودارهای جریان نقدینگی شامل Cash in ( ورودی‌های نقدی پروژه )

و Cash out ( خروجیهای نقدی پروژه ) ترسیم و ارایه می‌گردد.

بعد از شروع پروژه در دوره‌های کنترلی مشخص، وضعیت درآمد و هزینه پروژه بررسی

و با کمک شاخص‌های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM )، وضعیت بودجه‌ای پروژه و سودده یا ضررده بودن آن

تا تاریخ به روزرسانی بررسی و کنترل می‌گردد.

کنترل محدوده ( Scope ) :

که می‌بایست کارهای مورد انتظار و توافق شده با کارفرما و فقط آن انجام شود.

در صورتیکه مواردی خارج از قرارداد به پیمانکار ابلاغ گردد (مثلاً فراتر از ۲۵٪ افزایش یا کاهش مقادیر) ،

نحوه و شرایط انجام و نیز ردیف قراردادی آن مشخص گردد سپس پیمانکار اقدام به انجام آن کار یا فعالیت نماید.

اهمیت و کاربرد برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه:  جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

در یک کلام برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه به دنبال پاسخگوئی به سوالات زیر است:

پروژه چه مدت طول می کشد؟ آیا پروژه در تاریخ تعهد شده و تعیین شده در قرارداد خاتمه می یابد؟

اگر پاسخ منفی است به چه دلیل این اتفاق افتاده است و چه باید کرد که تاخیرات جبران شود؟

اگر فعالیت هایی تاخیر کنند، آیا تاخیر آنها بر تاریخ خاتمه پروژه اثر خواهد گذاشت؟ چه مقدار؟

با صرفه ترین روش جبران تاخیر یا تسریع اجرای پروژه چیست؟ اساسا چه مقدار می توان از مدت اجرای پروژه کاست؟

نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات را چگونه  می‌توان برنامه ریزی و زمان بندی کرد تا ضمن استفاده مطلوب با کمبود منابع روبرو نشویم؟

میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمانی باید چه  مقدار باشد تا ضمن پرداخت به موقع صورتحساب ها و پیش پرداخت ها با تنگنای منابع مالی روبرو نشویم؟

و به طور خلاصه کنترل پروژه بعنوان چشم وگوش پروژه در هر مقطع از زمان مشخص می نماید که چه مقدار از کار انجام شده ،پروژه چه مقدار هزینه داشته ،چه مقدار منابع صرف پروژه شده، مشکلات فعلی و آتی پروژه چیست، بهترین راهکار برای اتمام هرچه سریعتر پروژه کدام گزینه می باشد و پیش بینی درآمد و هزینه و ده ها جمله شبیه به این ها از وظایف تیم کنترل پروژه می باشد.

معمولا در پروژه‌ها سه تیم کنترل پروژه وجود دارد:

1-کنترل پروژه پیمانکار که احتمالا در مقایسه با دو تیم دیگر تعداد بیشتر و کار سنگین‌تری دارند. وظیفه این تیم موارد زیر است:

• تهیه برنامه‌زمان‌بندی پروژه
• به روزرسانی برنامه زمان‌بندی
• ارائه گزارشات روزانه
• جمع‌بندی گزارشات روزانه و محاسبه درصدهای پیشرفت هفتگی
• درج درصد پیشرفت‌ها در نرم افزار و استخراج گزارشات هفتگی و ماهانه
• ارسال گزارشات به مشاور

2- کنترل پروژه مشاور که وظایف زیر را دارد:

• بررسی برنامه‌ زمان‌بندی پیمانکار و رفع نقص آن
• بررسی و اصلاح و تایید گزارشات روزانه
• بررسی، اصلاح و تایید درصدهای پیشرفت فعالیت‌ها و کل پروژه
• بررسی و اصلاح گزارشات هفتگی و ماهانه و ارائه به کارفرما

3- کنترل پروژه کارفرما که وظایف زیر را دارد:

• تهیه دستورالعمل‌ها و سیاست‌های کلی برنامه‌های زمان‌بندی و سایر موارد مربوط به کنترل پروژه و ابلاغ آن‌ها به تیم‌های کنترل پروژه مشاور و پیمانکار
• بررسی و تایید و ابلاغ برنامه زمان‌بندی تهیه شده توسط پیمانکار و تایید شده توسط مشاور
• دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه از مشاور و ارائه به مدیران سازمان و تهیه گزارشات خلاصه مدیریتی

به طور کلی بر طبق شکل و توضیحات بالا فرایند کار به این صورت است که پس از عقد قرارداد، بر طبق شرایط عمومی پیمان که احتمالا ملزم به قراداد است (ممکن است کارفرما خصوصی باشد و شرایط عمومی پیمان و منقاصه و این قبیل موارد اساسا مطرح نباشد)، پیمانکار 10 الی 15 روز فرصت دارد برنامه زمان‌بندی تفصیلی را تهیه و برای بررسی و تایید به مشاور ارائه نماید. البته معمولا توجهی به این زمان نمی‌شود و تهیه برنامه تفضیلی در عمل خیلی بیشتر طول می‌کشد. بهرحال پس از تهیه برنامه زمان‌بندی این برنامه باید به تایید مشاور و بعد کارفرما برسد تا کارفرما آن را به طور رسمی به مشاور و پیمانکار ابلاغ نماید. این فرایند در مورد تهیه و ارائه گزارشات نیز طی می‌شود.

در حالت بهینه، سه تا ۵ شاخص کلیدی عملکرد برای هر پروژه باید تعریف شود. ممکن است بسته به پیچیدگی پروژه تعداد شاخص های کمتر یا بیشتری مورد نیاز باشد. در نظر داشته باشید این شاخص ها باید SMART باشند:

• مشخص (Specific)
• قابل محاسبه (Measurable)
• قابل دست یابی (Attainable)
• مرتبط (Relevant)
• دارای زمان باشند (Timely)

پاسخ سئوالات زیر را برای تعیین شاخص های کلید عملکرد پروژه در نظر داشته باشید:

• اهداف و دستاوردهای کلی پروژه چه هستند؟
• چگونه کاربر از اقلام تحویلی پروژه استفاده می کند؟
• اثرات تکمیل نشدن پروژه چه می تواند باشد؟

اعمال تغییرات در پروژه   جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

پروژه ها در ذات خود با تغییر همراه هستند و مدیران پروژه به طور مداوم باید اقدام اصلاحی یا بهبود فرآیندهای پروژه را انجام دهند. دلیل این تغییرات می توانند انحراف پروژه از انتظارات و اهداف باشد. اما برای هر انحرافی لازم نیست که تغییراتی در پروژه انجام شود. باید به این سئوالات پاسخ داد که چگونه تصمیم به تغییر یا عدم تغییر برای بهبود یا اصلاح پروژه گرفته می شود؟ چگونه اثرگذاری مثبت یا منفی این تغییرات، مشخص می شود؟

اولین قدم برای پاسخ به این سئوالات، فهمیدن انواع انحرافات در پروژه است. دو نوع انحراف وجود دارد: انحراف معمولی و انحراف خاص. انحراف معمولی به معنی انحراف درون حدود کنترلی بالا و پایین نمودار کنترل پروژه است. به عبارت دیگر، این انحراف مورد انتظار بوده است و پروژه تحت کنترل است. انحراف های خاص، خارج از محدوده کنترلی بالا و پایین نمودار کنترل پروژه قرار دارند. این رویدادها می توانند غیر منتظره باشند.

مثال ساده برای درک انحراف های خاص و انحراف های معمولی، زمان رفت و آمد شما به محل کار است. هر روز مسیر مشخصی را طی می کنید. برخی روزها مدت زمان کمتر و برخی روزها بیشتر. این تغییر در زمان رفت و آمد انحراف معمولی است. یک روز ماشین پنچر می شود و زمان سفر افزایش قابل ملاحظه ای پیدا می کند. این انحراف خاص است. برای انحراف معمولی زمان سفر، شما اقدام خاصی انجام نمی دهید اما برای پنچر شدن تایر شما باید تایر پنچر را تعمیر کنید که اقدامی اصلاحی است.

زمان بندی پروژه

زمان بندی پروژه جزییات بسیار زیادی دارد. سازمان ها و متخصصان، در مورد اینکه یک زمان بندی خوب، چگونه باید باشد، نظرات خود را دارند. علی رغم این تفاوت ها، این سئوال اساسی وجود دارد: آیا برنامه زمان بندی تهیه قابل اجرا هست؟

رویکرد تدوین برنامه زمان بندی باید ساده و قابل فهم باشد و در عین حال جزییات کافی در مورد الزامات پروژه برای افراد داشته باشد. یک رویکرد که در مقاله ای در وبسایت PMI منتشر شده است، ساختاری برای تهیه برنامه زمان بندی قابل اجرا ارایه کرده است. ۷ گام زیر برای تهیه برنامه زمان بندی پروژه پیشنهاد شده است:

• ایجاد ساختار شکست کار (WBS) : یکی از مهمترین مراحل تهیه برنامه زمان بندی، تهیه یک ساختار شکست کار مناسب است.
• تعریف بسته های کاری : بسته های کاری، پایین ترین سطح از جزییات در WBS هستند. چندین بسته کاری برای به نتیجه رسیدن یک بخش از ساختار شکست کار مورد نیاز است. این بسته ها باید در محدوده های چهارگانه گستره، کیفیت، زمان و هزینه انجام شوند.
• تعریف فعالیت ها: فعالیت ها برای شکستن بیشتر بسته های کاری استفاده می شوند. در برخی نرم افزارها به آن ها Task و در برخی دیگر Step گفته می شود.
• تعیین منطق: هر فعالیت در برنامه زمان بندی پروژه باید حداقل یک پیش نیاز یا پس نیاز داشته باشد.
• تعریف منابع و کار که خود شامل چند گام است: تعیین نوع منابع، تعین مقدار کار برای هر منبع
• تعریف بازه های زمانی: آخرین گام برای تهیه برنامه زمان بندی تعیین مدت فعالیت هاست.
• تحلیل زمان بندی: بعد از تهیه برنامه زمان بندی، باید مشخص شود که آیا این برنامه واقعا درست است یا خیر. برای این کار می توان از تکنیک هایی مانند روش مسیر بحرانی استفاده کرد.

نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه  جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

کارهای مرتبط با برنامه ریزی و کنترل پروژه های کوچک را می توان بر روی کاغذ یا با برنامه اکسل انجام داد. اما با پیچیده تر شدن پروژه و نیاز به ردیابی و نظارت بر روند انجام پروژه، نرم افزارهای تخصصی مورد استفاده قرار می گیرند. نرم افزار MSProject یکی از محصولات شرکت مایکروسافت است که برای برنامه ریزی و کنترل پروژه به کار می رود. این نرم افزار از خانواده آفیس است. کار کردن با آن راحت کرد و به آسانی می توان ساختار شکست و گانت چارت پروژه را تولید کرد. تعریف و تخصیص منابع و استخراج گزارش پیشرفت پروژه نیز از قابلیت های این نرم افزار است. نرم افزار Perimavera P6 یکی دیگر از نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت پروژه است. شرکت اوراکل در سال ۲۰۰۸ این نرم افزار را با خرید شرکت پریماورا به زیرمجموعه خود اضافه کرد. این نرم افزار داشبوردهای متعدد و قابلیت های متفاوتی برای تحلیل داده های پروژه دارد. تسلط بر حداقل یکی از این نرم افزارها از الزامات اصلی مهارت های یک کارشناس کنترل پروژه حرفه ای است.

فروشگاه آموزشی و دانلودی